JURÍDICA : Análise: lei obriga empresas brasileiras a ter arquivo de documentos em papel por muito tempo

Por Cristiano Oliveiro.

Mesmo com a evolução tecnológica e informática, o acúmulo de documento ainda é obrigatório.

A evolução tecnológica e informática ainda não são suficientes para eliminar o acúmulo de documentos guardados. Manter a papelada ainda é muito necessário nas empresas públicas ou privadas devido à observância da Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991, que regula a política nacional de arquivos. Não há permissão para tê-los apenas digitalizados, e algumas informações de arquivo devem necessariamente ser mantidas na forma original: o papel.

Hoje as empresas gastam seis vezes o valor da elaboração do documento só para encontrá-lo e onze vezes mais para reproduzir novamente. Mais de 7% dos documentos gerados são perdidos. Profissionais investem entre 5% e 15% lendo informações e gastam mais de 50% do tempo procurando por elas. Nos EUA há cerca de 4 trilhões de papeis e essa taxa cresce mais de 22% ao ano. No Brasil, ainda não há estatística, mas uma das principais características do nosso sistema é o elevado número de consulta ao mesmo documento.

Há documentos como a guia de previdência dos funcionários que devem ser guardados por incríveis 20 ou 30 anos, pois, nesse período, o fiscal do INSS poderá requerer a papelada em uma auditoria. Outro motivo de buscas de documentos antigos pode ser por causa da malha fiscal do IR, onde os fiscais podem cobrar comprovantes num período de até cinco anos. Os departamentos de RH e de Contabilidade necessitam trabalhar com arquivos antigos para comprovar regularidades das companhias. Porém, normalmente, o serviço terceirizado de contabilidade ou recursos humanos não costuma acumular documentos por mais de dois anos em seus escritórios, tendo a empresa que se responsabilizar e buscar uma solução inteligente e segura de acondicionamento.

Nos Estados Unidos, a terceirização do serviço de arquivo de documentos é mais comum e muito procurada, pois garante mais rapidez no acesso a informações e integração entre empresas, ou mesmo dentro delas. Já aqui no Brasil a procura por esse tipo de prestação de serviço vem apresentando certo crescimento. Na contratação, o grande diferencial pode ser o gerenciamento de documentos, pois quem o faz não apenas guarda, mas organiza e sabe localizar na hora da necessidade.

Por estarem focadas em sua especialidade ou atividade, muitas empresas não se concentram em organizar documentos de forma correta, e estão mais centradas em seu trabalho e função, porém todo processo gera documento. Muitas companhias, no entanto, encaram isso apenas como um ‘arquivo morto’ colocado em um local ou sala qualquer, como se atrapalhassem, porém é um centro de informação necessária, que poderá ter dados importantes se um dia faltarem numa regulamentação.

O interessante é que há também como terceirizar a organização fora ou dentro da empresa e guardá-los dentro da própria corporação. É oportuno que este serviço seja customizado conforme a necessidade da companhia. De qualquer forma, terceirizar oferece diversas vantagens a pequeno custo: abertura de maior espaço físico na empresa; preservação da integridade do mesmo; acondicionamento adequado, evitando a degradação; agilidade e facilidade na disposição dos documentos sempre que solicitado e necessário; gerenciamento e proteção das informações; tecnologia, experiência e um atendimento especializado.

Cristiano Oliveiro – advogado e diretor da C.A.D.

Proprietário Rural, você emitiu o CCIR 2006/2007/2008/2009 de todos os seus imóveis rurais?

O Certificado de Cadastro de Imóvel Rural (CCIR), emitido pelo INCRA, foi instituído pela Lei Federal 5.868 de 12 de dezembro de 1972 e regulamentado pelo decreto 72.106 de 18/04/1973, o qual obriga a todos os proprietários rurais, de domínio útil ou possuidores a qualquer titulo, bem como parceiros, arrendatários e comodatários a se cadastrarem no INCRA. Após realizado o cadastro, o proprietário poderá emitir o CCIR, o qual comprovará a regularidade do imóvel perante o INCRA.

A partir de 14/12/2009, o CCIR 2003/2004/2005 perdeu a sua validade, devendo ser utilizado o CCIR 2006/2007/2008/2009. Diferentemente dos anos anteriores, quando os proprietários de imóveis rurais recebiam o CCIR pelo correio, esta emissão passou a ser feita pela internet através do site do INCRA. Para que a emissão do CCIR possa ser efetuada, os proprietários rurais deverão ter seus imóveis regularmente cadastrados e atualizados junto ao INCRA. Neste caso, o CCIR pode ser emitido pelo site http://ccirweb.serpro.gov.br/ccirweb/emissao/formEmissaoCCIRWeb.asp.

Caso o CCIR não possa ser emitido, é sinal de que o cadastro encontra-se desatualizado e um recadastramento deve ser feito. É importante termos ciência de que para o proprietário rural estar apto a desmembrar, arrendar, hipotecar, vender ou prometer em venda o imóvel rural, efetuar homologação de partilha amigável ou judicial nos casos de sucessão causa mortis, ou ainda obter empréstimos bancários, é indispensável a apresentação do CCIR.

A partir desta consulta realizada junto ao INCRA, a verificação do CCIR inibido nos remete diretamente a necessidade de uma atualização. Além disso, cabe salientar que alterações de proprietário, de área, de exploração, desmembramentos e remembramentos também são situações que exigem atualizações de cadastro.

Partindo do pressuposto da necessidade de um recadastramento, é importante termos clareza de todos os fatores envolvidos neste processo. Em alguns casos, o recadastramento pode ser o momento de redesenhar a Estrutura Fundiária dos imóveis. Neste sentido, temos convicção que diferentes estruturas fundiárias são vistas de formas distintas pelos órgãos competentes.

Cabe ao responsável pelo recadastramento avaliar a melhor forma de apresentar os imóveis ao INCRA, pois o cadastro pode ser um convite para uma fiscalização. Neste sentido, salientamos a importância da observação do Conceito de
Imóvel Rural para o Planejamento da Estruturação Fundiária dos imóveis rurais, visto que este pode ser utilizado como uma importante ferramenta em prol do produtor, tanto em termos de INCRA como de ITR. Em contrapartida, cometer um erro na estrutura fundiária dos imóveis pode se transformar em um tiro no pé do produtor.

Além do Conceito de Imóvel Rural, consideramos fundamental a análise das informações de produtividade do imóvel, independentemente da realização do recadastramento, pois o cumprimento dos índices exigidos pela legislação pode ser colocado a prova a qualquer momento por uma fiscalização.

Nestes últimos anos, tem sido solicitada a SAFRAS & CIFRAS a realização de um grande número de trabalhos direcionados ao Diagnóstico e Regularização da Situação Fundiária dos imóveis, onde temos verificado muitas pendências documentais que colocam em risco a comprovação da produtividade das fazendas e, por fim, acabam por comprometer o direito de propriedade sobre o imóvel rural.

Neste momento, onde estão sendo realizadas as consultas on line dos CCIR´s, temos observado que muitos certificados encontram-se inibidos, principalmente aqueles em que a data da última atualização cadastral é muito antiga e/ou em imóveis com grandes áreas. Isto tem gerado uma grande demanda de atualizações cadastrais e de levantamentos topográficos.

Em virtude da exigência de apresentação de Mapa Georreferenciado para imóveis acima de 500ha nos processos de atualização cadastral, nos casos em que o proprietário ainda não possui o mapa, o período compreendido entre o início dos trabalhos de campo até o final do processo no INCRA tem sido longo.

Dessa forma, torna-se cada vez mais importante a agilidade no início dos trabalhos para que o CCIR esteja disponível no momento de retirada dos financiamentos para a próxima safra. Por fim, a SAFRAS & CIFRAS cumprindo o seu papel de orientar e assessorar os produtores rurais está buscando alertar os produtores para a importância da regularização de seus imóveis perante o INCRA.

Além disso, salientamos a importância de observar que a apresentação de dados ao INCRA merece uma análise detalhada da situação documental dos imóveis, assim como de todos os seus dados produtivos, pois estes definirão o sucesso ou insucesso do processo junto ao INCRA assim como a classificação fundiária do imóvel como produtivo ou improdutivo.

Neste contexto, nosso maior objetivo é assessorar os produtores na regularização dos imóveis rurais, atendendo as previsões da legislação vigente.

Dessa forma, os empresários rurais podem se dedicar exclusivamente a sua missão maior que é a produção de alimentos e a obtenção de bons resultados nos seus negócios.